Flowtion Connect
Egyszerűbb együttműködés ügyfelekkel és partnerekkel.
A Flowtion Connect összekapcsolja az ügyfelek, beszállítók és más külső partnerek online ügyintézését a vállalat belső folyamataival. Kisebb és közepes cégeknél is értéket teremthet, ha a rendszeres adat- és dokumentumbekérés, az ajánlatkérés vagy az ügyek feldolgozása ma még e-mailekben és táblázatokban zajlik.
Connect bemutatót kérekKinek jelent segítséget?
A portál értékét a folyamat határozza meg, nem a cégméret.
Ha ugyanazokat az adatokat több munkatárs kéri be, a dokumentumok különböző levelezésekben találhatók, vagy rendszeresen egyeztetni kell arról, kinél tart egy ügy, egy közös portál már kisebb szervezetben is érdemi segítséget nyújthat. A Connect egységes keretet ad az adatbekérésnek és a feldolgozásnak, így kevesebb idő mehet el az információk keresésére és ismételt rögzítésére.
Kevesebb kézi egyeztetés
Az adatok és dokumentumok a kialakított űrlapokon, egységes szerkezetben érkezhetnek be. Ez mérsékelheti az e-mailes egyeztetést és az ismételt adatrögzítést, több időt hagyva az érdemi ügyintézésre.
Átlátható feladatok és felelősségek
A beérkező ügyekhez meghatározott feldolgozási és jóváhagyási lépések kapcsolhatók. A munkatársak követhetik az ügyek állapotát és a soron következő feladatot, így az ügyintézés kevésbé függ az egyéni levelezésektől.
Egységes ügyfél- és partnerkapcsolat
A külső résztvevők a számukra kialakított felületen adhatják meg a szükséges információkat. Az űrlapok és hozzáférések az adott partneri folyamathoz igazíthatók, egyértelműbbé téve az adatbenyújtást.
Jobb vezetői áttekintés
A közös rendszerben kezelt adatokból áttekinthetővé válhat az ügyek mennyisége, állapota és feldolgozásuk előrehaladása. A folyamat adataira épülő kimutatások segíthetik a munkaszervezést és a vezetői döntéseket.
Partnerélmény és bizalom
A portál a vállalat piaci megjelenésének is része.
Az ügyfelek és partnerek a digitális ügyintézés minőségén keresztül is képet alkotnak a vállalatról. Egy átgondolt portál rendezett, korszerű és szabályozott működést közvetíthet, miközben kézzelfogható többletszolgáltatást nyújt a külső résztvevőknek. A Connect felületét és folyamatait ehhez a partneri élményhez is igazítjuk.
Professzionális vállalati megjelenés
Az egységes, átlátható ügyintézési felület erősítheti a vállalatról kialakult pozitív képet. A partnerek számára a rendezett adatbekérés és a követhető folyamat azt jelzi, hogy együttműködésük szervezett, kiszámítható keretek között zajlik.
Önkiszolgáló hozzáférés saját adatokhoz
A partnerek és vevők a számukra kialakított felületen, strukturáltan érhetik el és kezelhetik saját adataikat és dokumentumaikat. A beállított jogosultságok és funkciók szerint adatokat frissíthetnek, dokumentumokat nyújthatnak be vagy tekinthetnek meg, csökkentve a külön egyeztetések szükségességét.
Szabályozott hozzáférés és bizalmasság
A hozzáférések szerepkörök és jogosultságok alapján alakíthatók ki, hogy a külső résztvevők csak a számukra engedélyezett adatokat, dokumentumokat és műveleteket érjék el. Ez a bizalmas vagy szigorúbb belső szabályok szerint kezelt ügyeknél is támogatja az információk megfelelő elkülönítését.
Átlátható folyamat, meghatározott betekintéssel
A portálon az ügy állapota és a következő teendők a kialakított folyamatnak és jogosultságoknak megfelelően jeleníthetők meg. Így a résztvevők követhetik a rájuk tartozó ügyintézést, miközben a belső döntés-előkészítés és más partnerek bizalmas adatai nem válnak számukra hozzáférhetővé.
Felhasználási lehetőségek
Egy konkrét partneri folyamattal is elindulhatnak.
Ügyfélportál
Az ügyfelektől érkező igények, adatok és dokumentumok egységes bekérése, majd továbbítása a megfelelő belső ügyintézési folyamatba.
Beszerzési és beszállítói portál
Ajánlatok és beszállítói dokumentumok bekérése, a benyújtott adatok feldolgozása és a belső értékelési, jóváhagyási lépések összekapcsolása.
Partneri adat- és dokumentumbekérés
Rendszeresen bekért nyilatkozatok, igazolások vagy elszámolási dokumentumok fogadása és feldolgozása, a vállalat saját működési szabályai szerint.
A Connect kész portálmodulra épül. A konkrét űrlapokat, jogosultságokat, munkafolyamatokat és rendszerkapcsolatokat az igényekhez igazodó bevezetési projektben alakítjuk ki. Egy jól meghatározott első folyamat után a megoldás további partneri feladatokra is kiterjeszthető.
A Connect szerverlicenccel, korlátlan számú felhasználóval használható. Újabb partnerek bevonása ezért nem igényel külön felhasználói licenceket; a bevezetés és az üzemeltetés feltételeit a tervezett használathoz igazítjuk.
Bevezetés és licencelési lehetőségekMegtérülési szempontok
Hol keletkezik az üzleti érték?
Egyszerűbb együttműködés a külső partnerekkel.
A portálon bekért adatok és dokumentumok közvetlenül a belső folyamatba kerülnek. A kevesebb e-mailes egyeztetés és ismételt rögzítés kapacitást szabadíthat fel, miközben az ügyek állapota követhetőbbé válik.
A megtérülést az elérhető előnyök és a teljes ráfordítás együttes vizsgálatával érdemes értékelni: licenc, bevezetés, integráció, belső projektmunka, üzemeltetés és támogatás.
Vezetői becslés – példa
50–100 partnerA vezetői becslés ilyen partnerkör mellett 1–2 főnyi adminisztratív kapacitás felszabadulásával számol. Ez vizsgálandó feltételezés: az ügyek száma, összetettsége és a jelenlegi egyeztetési ráfordítás alapján pontosítható.
Szemléltető becslés, nem mért ügyféleredmény vagy megtakarítási ígéret. A felszabaduló kapacitás értéke nem jelent automatikusan azonos összegű pénzkiadás-csökkenést.
Megvalósult példa
Pályázati portál egy biztosítótársaság alapítványánál.
A Connect egyik éles alkalmazásában egy biztosítótársaság alapítványa a támogatások teljes pályáztatási folyamatát kezeli. A megoldás jól szemlélteti, hogyan kapcsolható össze a külső elektronikus ügyintézés a belső feldolgozással és pénzügyi nyomon követéssel.
A benyújtástól a jóváhagyásig
A pályázók elektronikus felületen nyújtják be az adatokat és dokumentumokat. A pályázatok elbírálása, a döntések előkészítése és jóváhagyása meghatározott munkafolyamatban történik, követhető feladatokkal és felelősségi körökkel.
Elszámolás és vezetői információk
A rendszer a pályázati elszámolások kezelését és a támogatási keretgazdálkodást is támogatja. A pályázatok, döntések és elszámolások adatai vezetői kimutatások alapjául szolgálnak, áttekinthetővé téve az ügyek előrehaladását és a támogatási keretek felhasználását.