Flowtion BusinessDesk
Az ajánlattól a projekt elszámolásáig.
A BusinessDesk az értékesítéstől és szerződéskötéstől a teljes projektéletciklus irányításán át a pénzügyi elszámolásig támogatja a vállalat működését. A mérföldkövek, feladatok, dokumentumok és teljesítések egy rendszerben követhetők, a vállalat belső projektszabályzataihoz és jóváhagyási rendjéhez igazodva. A megrendelői és alvállalkozói folyamatok egymással összefüggésben kezelhetők.
BusinessDesk bemutatót kérek →Teljes körű projektmenedzsment
A vállalat projektszabályai a mindennapi működés részeként.
A BusinessDesk Projektkezelés modulja a megnyert ajánlattól a projekt lezárásáig egységesen kezeli a munkát. Az ajánlat, a szerződés, a mérföldkövek, a feladatok és a teljesítésigazolások ugyanahhoz a projekthez kapcsolódnak. Így a projektvezető és az érintett munkatársak közös nyilvántartásból követhetik az előrehaladást, a hátralévő teendőket és az elszámolás állapotát.
A belső projektszabályzatok és eljárásrendek mérföldkősablonokban, kötelező feladatokban és jóváhagyási szabályokban képezhetők le. A rendszer a beállított feltételek alapján ellenőrzi a szakaszok lezárhatóságát, miközben az egyes projektek sajátosságaihoz további feladatok is felvehetők.
Cégre szabott projekt- és mérföldkősablonok
Az új projektek automatikusan megkapják a vállalat előre meghatározott, mérföldkövekhez rendelt feladatlistáját, a szerződéskötéstől a végszámláig. A sablonok egységes munkavégzést támogatnak, ugyanakkor a projektvezető egyedi teendőkkel is kiegészítheti az adott projektet.
Kötelező feladatok és lezárási feltételek
Az adminisztrációs, kivitelezési vagy lezárási szakasz csak akkor zárható le, ha minden hozzá tartozó, kötelezőnek jelölt feladat elkészült. A kritikus teendőknél kötelező feladatátadás és jóváhagyás is előírható, például az induló biztosítékok vagy a végszámla kezelésénél.
A feladathoz igazodó együttműködés
Az egyszerű teendők elvégzése közvetlenül rögzíthető. Ha más munkatárs bevonása szükséges, a feladat átadható, a teljesítés visszajelezhető, majd elfogadható vagy javításra visszaküldhető. Így a feladatkezelés az adott munka felelősségi és ellenőrzési igényéhez igazodik.
Áttekinthető feladatlista és emlékeztetők
A projekthez tartozó teendők közös listában követhetők, így látható, mi készült el és mi van még hátra. Bármely feladathoz beállítható egy adott napra szóló automatikus e-mail-emlékeztető, az egyszerűen dokumentált és az átadott feladatokhoz egyaránt.
A projekthez rendelt dokumentumok
A szerződésekhez, teljesítésigazolásokhoz és feladatokhoz tartozó dokumentumok automatikusan a megfelelő projekthez és szerződéshez kapcsolódnak. A kereshető nyilvántartás segíti, hogy az ügyintézéshez szükséges iratok a kapcsolódó üzleti adatokkal együtt legyenek elérhetők.
Szerződéses keret és teljesítésigazolás
A teljesítésigazolások közvetlenül a szerződéshez kapcsolódnak, így folyamatosan követhető a még elszámolható összeg. A rendszer nem enged a fennmaradó szerződéses keretet meghaladó teljesítésigazolást rögzíteni. Ez az ellenőrzés a megrendelő felé történő és az alvállalkozói elszámolásoknál egyaránt támogatja a pénzügyi kontrollt.
Folyamat
Az üzleti folyamat minden szakasza összekapcsolódik.
Megkeresés és ajánlat
A beérkező megkeresésekhez rögzíthetők az értékesítési tevékenységek és az ajánlatkérés adatai. Az ajánlatok előre kialakított sablonok felhasználásával állíthatók össze, így a dokumentumok egységes tartalommal készülhetnek el.
Szerződés és projekt
Az elfogadott ajánlat alapján elkészíthető a szerződés, majd elindítható a projekt. A dokumentumok véleményezése, jóváhagyása és nyilvántartása szabályozott folyamatban történik, a megrendelői és az alvállalkozói szerződéseknél egyaránt.
Szabályozott szerződéskezelés
A szerződés előkészítésétől a véleményezésen és jóváhagyáson át a véglegesítésig meghatározott munkafolyamat vezeti a résztvevőket. A folyamatlépésekhez felelősök és kontrollpontok rendelhetők, így követhető, hol tart az ügy és kinél van a következő feladat.
Dokumentálás és aláírás
A szerződéshez kapcsolódó dokumentumok és aláírási lépések a folyamat részeként kezelhetők. A bemutatott aláírási felület a digitális dokumentálás egyik példája; a konkrét aláírási megoldást és annak integrációját a bevezetés során egyeztetjük.
Alvállalkozók és fedezet
A projekt során folyamatosan követhetők a megrendelő felé elszámolható teljesítések és az alvállalkozókkal szembeni kötelezettségek. Ezek együttes áttekintése támogatja a projektfedezet ellenőrzését és a várható pénzáramlás tervezését.
Számlázás és követeléskezelés
A számlázási ciklusok és projektmérföldkövek alapján nyomon követhető, mely teljesítések kerültek már kiszámlázásra. A számlák státuszának követéséhez követeléskezelési folyamat kapcsolható, amely a lejárt tételek rendezését támogatja.
A kész alapfunkciókat a bevezetés során az ügyfél működéséhez konfiguráljuk. Az egyedi rendszerintegrációkat és a standard folyamatokon túlmutató igényeket külön projekt keretében valósítjuk meg.
Megtérülési szempontok
Hol keletkezik az üzleti érték?
Több ügy kezelhető ugyanazzal a csapattal.
Az egységes ajánlati, szerződéses és projektadatok csökkenthetik az ismételt adatrögzítést és a kézi egyeztetést. A megtérülés fő forrása az adminisztrációból felszabaduló idő és a követhetőbb elszámolás.
A megtérülést az elérhető előnyök és a teljes ráfordítás együttes vizsgálatával érdemes értékelni: licenc, bevezetés, integráció, belső projektmunka, üzemeltetés és támogatás.
Vezetői becslés – példa
2 200 óra / év10 munkatárs × napi 1 óra megtakarítás × 220 munkanap. Feltételezett 8 000 Ft-os belső óraköltséggel ez évi 17,6 millió Ft kapacitásértéket jelent, a rendszer teljes költségének levonása előtt.
Szemléltető becslés, nem mért ügyféleredmény vagy megtakarítási ígéret. A felszabaduló kapacitás értéke nem jelent automatikusan azonos összegű pénzkiadás-csökkenést.